Felhasználói Útmutató
A vezetői irányításhoz, CONTROLLING-hoz szükséges adatok rögzítése:
Számlák rögzítése
A számozás megfelel a controlling program menüpontjainak
A számla felvitelt lehet egy lépésben elvégezni, és lehet kettőben is: valaki először csak pénzügyileg, értékben rögzít; majd a kontírozást, vagyis a kódolást a könyvelő végzi. A z értékeket illetve költségeket kódolással tesszük a helyükre, oda, ahová a gazdálkodás szabályai szerint valók, az alábbiak közül:
- A közvetlenül munkához (projekthez) tartozó értékek;
- Amit raktárra veszünk, mert több munkához használjuk;
- A költséghelyekhez (géphez – járműhöz) tartozóak;
- A vásárolt (tárgyi) eszközök, amelyeknek értéke folyamatosan használódik el a munkában (amortizáció);
- És a vásárolt szolgáltatások, amelyekkel nekünk nem volt munkánk, csak vásároltuk és eladtuk őket.
NATURÁLA rögzítés a számláknál: Az értékek rögzítésével együtt vigyük fel azokat a teljesítményeket és mennyiségeket (km, óra, liter, m2, m3, stb.) amelyekre kíváncsiak vagyunk a munkákhoz, vagy a gépekhez-járművekhez gyűjtve: hány km-t futott, mennyit fogyasztott, mennyi ideig tartott, mennyi fogyott az anyagból, eszközből, stb.) Ezeknek a mennyiségeknek a rögzítésére a Naturália nyomógomb szolgál.
További Controlling adatok felvitele (teljesítmények, költségek)
A számozás megfelel a controlling program menüpontjainak
A cégek irányításához további mennyiségi és óra adatokra van szükség, ezeket teljesítmény-adatoknak nevezzük, a hozzájuk tartozó irányítási és gazdálkodási feladatokat pedig Teljesítmény-Controllingnak.
Szervezési javaslatok a CROCO Controlling rendszer VEZETÉSI-GAZDÁLKODÁSI használatára vonatkozóan
Az utókalkulációs rendszer jelentősége
A Controlling rendszernek 3 alapfunkciója van:
- A tervezés (előkalkuláció);
- A tényadatok gyűjtése; ez a vállalkozások esetében kiemelten jelenti a költség-gazdálkodás adatait;
- A terv és tényadatok összevetése, és azt ebből adódó következmények.
Jelenleg a Buchen ICS Hungary esetében a tervezés még elkülönült táblázatokban történik, a tény költségadatokra vonatkozóan azonban 3 évnyi adat áll rendelkezésre.
A költség tény-adatok a Buchen ICS Hungary esetében a mérleg-adatokhoz képest jelentős többlet-információt adnak a belső, vezetői felhasználás számára, mert a gazdálkodást a következő területeken teszik lehetővé:
- Az egyes munkaszámok, projectek rentabilitása (nyereséges vagy veszteséges volt), és felhasznált költségeinek összetétele: anyag, gépi költségek, élőmunka költségek, vásárolt szolgáltatások;
- Az élőmunka költségei és hatékonysága, azaz a munkaerő rezsi-gazdálkodás;
- A gépi (holtmunka) költségei és hatékonysága, azaz az eszköz rezsi-gazdálkodás.
Az utókalkuláció számításának menete
A CROCO rendszerben a vezetés számára szükséges project és rezsigazdálkodási adatok kalkulációja – a szokásos utókalkulációs rendszerektől eltérően – a rögzített bizonylatokból szoftveres úton, további számolgatások és újabb kézi kalkulációk nélkül történik. Beleérhető ebbe az is, hogy szükség esetén a módosított, vagy próbaszerűen elvégzett kalkulációk ismételt lefuttatása is könnyen és gyorsan megtörténhet. A kalkulációs számítások logikai sorrendje az utókalkuláció menetében a következő:
- Feltételezzük a bizonylati adatfelvitel meglétét és ellenőrzöttségét a kalkulálandó időszakra vonatkozóan;
- Lefuttatjuk a kalkulálandó időszakra vonatkozóan a gép (jármű) költség kalkulációit: 1. ábrán bejelölt menüpont;
- Lefuttatjuk a kalkulálandó időszakra vonatkozóan a bérköltség-kalkulációit: 1. ábrán bejelölt menüpont;
1. ábra
2. ábra
- Lefuttatjuk a megfelelő időszakra vonatkozó teljes utókalkulációt, a bérköltség és a gépköltség kalkuláció kiválasztásával: az 1. ábrán bejelölt menüpontban, a 2. ábrán jelölt paraméterek beállításával. Az ábrán látható kiválasztott 000006-os Gépjármű és 000005-ös Munkabér kalkulációk helyett – természetesen az aktuális – a 2.2. és 2.3 szerint lefuttatott kalkulációkat kell kiválasztani. Több utókalkulációt is futtathatunk, megőrizhetjük vagy törölhetjük őket. Az egyes kalkulációkat beírt elnevezés alapján is meg lehet különböztetni; például a 2. ábrán a párbeszéd doboz alján a „2010-es normál teljes utókalkuláció” név a kalkulációk megkülönböztetésére szabadon beírható.
- Az utókalkulációk munkaszámonkénti részletes költség-áttekintést tartalmaznak, az előbb (1. pontban) leírt gazdálkodási gondolat szerint. Az elkészült teljes utókalkuláció a „Megtekintés” gombbal hívható elő, a többi, már létező utókalkuláció is ott lesz látható. A megőrzött utókalkulációk önálló kalkulációs számításként megmaradnak, ez azt jelenti, hogy „what if” (azaz próba-számítási) célokkal is lehet utókalkulációt készíteni. A kalkulációk idősorrendben vannak, tehát a legutóbbi kalkuláció a sorban az alsó lesz. A már szükségtelen kalkulációkat törölni is lehet – de mindenki csak a maga számítását törölheti.
- Az eredmény gyors-lista futtatásával megkapjuk a munkaszámonkénti (projectenkénti) eredményesség listáját, a 3. ábra szerint. Az eredmény gyorslista egy már elkészített teljes utókalkuláción alapul, az ábra szerint éppen a 8-as számú lesz kiválasztva:
3. ábra
Az utókalkuláció során használható kalkulációk, listák és kigyűjtések:
A 2. szerint lefuttatott gép- és jármű rezsi-kalkuláció nyomtatási képe a következő:
4. ábra
A 3. szerint lefuttatott rezsi-bér kalkuláció nyomtatási képe a következő:
5. ábra
A 4 és a 6 szerinti Teljes kalkulációs illetve Gyors eredmény-kalkulációs lista több-oldalas nyomtatást ad, ezeket mellékletként adjuk meg.